מורנקס לוגו

מרכזיה טלפונית למשרד: מה זה ולמה כדאי לעבור למערכת מתקדמת?

מערכת מרכזיה טלפונית למשרד היא רשת טלפונים פרטית עסקית, שזמינה בשלושה סוגים: אנלוגית, דיגיטלית, ומתארחת בענן. מרכזיה שמתארחת בענן הפכה לסוג הפופולרי ביותר בשנים האחרונות ומציעה גמישות כמעט בלתי מוגבלת.

מאמר זה מיועד לבעלי עסקים שמעוניינים להתקין מרכזיה טלפונית למשרד שמציעה לעובדים מבחר רחב של תכונות וכלים לתקשורת, שיתוף פעולה ומובייל.

מה זה מרכזיה טלפונית למשרד?

מרכזיה טלפונית למשרד היא מערכת טלפונים ברמה עסקית. מערכות אלו מספקות את התפקוד הנוסף שעסקים זקוקים לו בפתרון טלפוני, כגון היכולת להציע שלוחות לעובדים, וליווי אוטומטי של מענה עם נתב שיחות לאנשים או למחלקות המתאימים. מרכזיה זו משתמשת בערוצי תקשורת שונים כגון פרוטוקול voice over internet (VoIP) ורשת דיגיטלית משולבת (ISDN).

מערכת טלפונים עסקית שונה משירותי התקשורת המוצעים למגורים או לטלפונים סלולריים, מבחינת היצע השירותים שלה; מערכות אלה מציעות תכונות כמו:

  • שיחות ועידה
  • חיוג רחב
  • הגדרו שעות עסקים לניתוב שיחות מחוץ לשעות הפעילות
  • תורי המתנה של לקוחות
  • והמתנה עם מוסיקה.

איך עובדת מרכזיה טלפונית לעסקים?

מרכזיה טלפונית לעסקים מנוטרת באמצעות מרכזיה שמעבדת את החיבורים בין מכשירי טלפון כדי להקל על השיחה. מערכת זו מאפשרת לעסק שלכם לספק קווי טלפון מרובים שמחוברים לרשת טלפון ממתגת ציבורית או לרשת VoIP, וכך מתקבלות שיחות.

מערכת זו שולטת גם בתכונות הרבות שיש למערכות טלפונים עסקיות. מלבד אפשרות התקשורת עם מקורות חיצוניים, מערכת זו מאפשרת לחבר את קווי הטלפון של העסק שלכם, כך שהעובדים יוכלו לתקשר ביניהם בקלות.

האם כל עסק צריך מרכזיה טלפונית למשרד?
האם כל עסק צריך מרכזיה טלפונית למשרד?

התכונות של מרכזיה שמתארחת בענן

מאפייני מרכזיה שמתארחת בענן, נבדלים ממערכות טלפונים עסקיות לטלפונים ניידים או ביתיים. הנה כמה מהתכונות החשובות ביותר:

דואר אלקטרוני קולי של מרכזיות טלפון לעסקים

בנוסף לשירות הדואר הקולי המסורתי, מערכות רבות של מרכזיות טלפון לעסקים מציעות דואר קולי לדואר אלקטרוני, שמספק למשתמשי מערכת הטלפון קובץ שמע או תמליל של ההודעה שנשארה בטלפון שלהם.

ליווי אוטומטי

מציע למתקשרים אפשרות ללחוץ על מספר פרטני כך שהשיחה מופנית אל האדם או המחלקה הנכונים. לדוגמא, הליווי הקולי עשוי להורות: “למכירות לחץ אחד”, או “לשירות לקוחות לחץ שתיים”.

מוסיקה בהמתנה

במקום שלקוחות יחכו בדממה כשהם ממתינים, מערכת מרכזיה טלפונית למשרד מספקת לעסקים אפשרות להשמיע מוסיקה במהלך ההמתנה. 

מערכות מסוימות מנגנות מוסיקה שנבחרה מראש או מוסיקה מותאמת אישית שנבחרת על ידי בית העסק.

נוכחות וזמינות

תכונה זו מאפשרת לעובדים לבדוק אם עמיתיהם לעבודה זמינים או שהם עסוקים בשיחות אחרות.

דוחות שיחות

סוגי דוחות אלה מפרטים את נתוני השיחות של החברה וכוללים מידע על השימוש בטלפון העסקי, שניתן לפרט באופן נרחב יותר על ידי המשתמש או המחלקה.

ניהול מקוון

תכונה זו מאפשרת להנהלת החברה לנהל את מערכת הטלפונים דרך פורטל מקוון. מנהלים משתמשים בפורטל זה למטרות הבאות:

  • להוסיף משתמשים
  • הגדיר מספרי טלפון
  • לבדוק דוחות שיחות
  • ליצור קבוצות צלצולים
  • ולראות דוחות חודשיים.

עובדים נכנסים לפורטל כדי לבדוק את הדואר הקולי שלהם, להציג את מדריך החברות וליצור מסלולי העברת שיחות.

העברת שיחות

תכונה זו מאפשרת להנהלה ולעובדים להעביר שיחות טלפון במשרד למספר אחר כשהמנהל או העובד אינו עונה בשלוחה שלו.

הקלטת שיחות

אפשרות זו מציעה למשתמשים את היכולת להקליט את שיחותיהם כדי להקשיב להן במועד מאוחר יותר, לנתח את השיחות ולהסיק מסקנות.

תורי שיחות

תכונה זו מסייעת להנהלה ולעובדים לנהל שיחות שמגיעות בו זמנית, עם אפשרות הצבתן בשורה עד שעובד מתפנה לקבל את השיחה.

חיוג שלוחות

מתקשרים יכולים להקיש מספרי שלוחות של עובדים מסוימים כדי להגיע אל הקו הישיר שלהם.

קבוצות מעגלים

תכונה זו מאפשרת לבעלי עסקים להכניס עובדים עם תפקידים זהים לקבוצה אחת, וזהו יתרון כשלקוחות מנסים להגיע למישהו בתוך מחלקה מסוימת. לדוגמא, אם תאפשרו למתקשרים ללחוץ ‘שתיים’ לצורך מכירה, השיחה תועבר לעובדים בקבוצת המעגל הזו.

מרכזיה דיגיטלית

הסוג הנפוץ ביותר של מערכת מרכזיה טלפונית למשרד הוא מערכת מרכזיה דיגיטלית או IP, ששולחת תקשורת קולית ווידיאו דרך האינטרנט. 

אתם יכולים לבחור מרכזיה דיגיטלית מסורתית או מרכזיית IP מקומית, שהיא מערכת VoIP PBX, שממוקמת פיזית במשרד ומחברת טלפונים ברשת המקומית של המשרד, ולעתים קרובות משתמשת באותה רשת אינטרנט כמו מחשבי המשרד שלכם.

מערכת מרכזיה דיגיטלית מקומית משתמשת באינטרנט כדי להעביר את האודיו מהמתקשר למקבל השיחה, מה שמבטל את הצורך ליצור רשת פיזית. ברוב המקרים, ההתקנה זולה יותר, אבל איכות השיחות תלויה במהירות האינטרנט שלכם. מערכת זו נחשבת לאפשרות ידידותית באמצעות הפחתת עלויות הציוד, והיא משתלבת עם יישומים אחרים כמו CRM.

מהי מרכזיית ענן?

מערכת מרכזיה טלפונית למשרד בענן, שנקראת גם מרכזיה מתארחת או וירטואלית, היא מערכת טלפוניה מבוססת IP שהגישה אליה היא דרך האינטרנט. 

מערכת מתארחת בענן מספקת את כל התכונות, היישומים והשירותים של טלפון מרכזיה דיגיטלית מקומית, רק שהתוכנה שלה נשמרת בענן ולא בשרת כמו עם מערכות דיגיטליות.

איזה יתרונות יש למרכזיה טלפונית למשרד שמתארחת בענן?

באמצעות מרכזיה טלפונית למשרד בענן, מערכת הטלפון, היישומים, התכונות ושירות הטלפון מחויבים יחד, עם תחזוקה אוטומטית ועדכוני תוכנה. 

מערכות אלו גמישות באופן משמעותי יותר ממערכות טלפון מסורתיות, והן מציעות אפשרויות מתקדמות להתאוששות מאסון, כלומר גמישות וחוסן גבוהים יותר ממערכת טלפון מסורתית במקרה של אסון, כמו כשל ברשת, וגמישות גיאוגרפית שמאפשרת לעובדים להתקשר מכל מקום ובכל זמן. התנהלות זו מאפשרת עבודה מרחוק בקלות להנהלה ולעובדים.

איך משדרגים מרכזיה טלפונית בענן?

מערכת מרכזיה טלפונית שמתארחת בענן ידידותית יותר מאשר מערכת טלפונים מקומית, מכיוון שכמו מערכות טלפונים דיגיטליות, מערכת טלפונים בענן אינה זקוקה לציוד או עדכונים ותחזוקה שוטפים. 

מערכת זו ניתנת להרחבה וברוב המקרים תומכת במספר בלתי מוגבל של משתמשים. אפשר להוסיף משתמשים באופן מידי, וההתקנה והתחזוקה מהירים ואינם דורשים זמן השבתה.

האם מרכזיה טלפונית למשרד מתיישנת?

מרכזיה טלפונית למשרד היא חלק חיוני ממערכת טלפון מסורתית. הפעם היחידה ששיחה לא תעבור דרך מרכזיה היא כשמתקשרים ממערת VoIP אחת למערכת VoIP אחרת. הסיבה לכך היא ששיחות אלה עוברות דרך האינטרנט, ולא דרך רשת הטלפון.

השקעה במערכת טלפונים דיגיטלית מתקדמת אין פירושה ניתוק העסק מטלפונים שעובדים על קווים נייחים מסורתיים, כי המערכות הדיגיטליות מזהות שיחות שאינן ממוקמות בתבנית הנכונה, ואורזות מחדש את הנתונים כך שהם תואמים למערכת המקבלת.

בשורה התחתונה, מרכזיה שמתארחת בענן משתלמת הרבה יותר לעסקים

היא מפחיתה באופן משמעותי את עלות השיחות המקומיות וגם את השיחות לחו”ל, ומציעה אפשרויות מתקדמות לניצול ושימוש במערכת הטלפונים במשרד, לייעול התפקוד של ההנהלה והעובדים.

חברת מורנקס, פתרונות מחשוב לעסקים, מציעה חבילות התקנה ושירותים ייחודיות לעסקים שמבקשים להחליף את מערכות הטלפונים שלהם במערכות מתקדמות יותר, עם היתרונות של שליטה מוחלטת בעלויות.

אז למה שלא תתייעצו עם המומחים שלנו על החלפת מרכזיית הטלפונים במשרד? מלאו את הטופס המקוון שלנו עם כמה פרטים אודות העסק שלכם, והנציגים המקצועיים שלנו יחזרו אליכם עם תשובות לשאלותיכם והצעות מחיר מותאמות אישית.

לוגו של וואטסאפ
דילוג לתוכן